Cuando empecé a trabajar con EMRs en clínicas de fertilidad, pensaba que elegir el sistema correcto era cuestión de comparar funcionalidades. Cuántos módulos tenía, si se integraba con los equipos del laboratorio, si permitía trazabilidad, etc.
Con el tiempo entendí que la parte técnica, aunque es muy importante, no es lo que realmente marca la diferencia.
He visto clínicas utilizando aplicaciones tan completas que nunca llegaron a funcionar bien del todo bien con ellas, y otras que, con una herramienta más sencilla, lograron transformar su forma de trabajar.
La diferencia estaba en cómo se eligió, cómo se implantó y, sobre todo, en cómo fue el acompañamiento al equipo en el proceso.
Si te interesa mi experiencia en este cambio digital, puedes leer Cosas que he aprendido trabajando con EMRs
Define primero tus necesidades reales
Parece obvio, pero muchas clínicas empiezan el proceso al revés: eligen sistemas sin tener claro qué problema quieren resolver.
Haz una lista de tus principales puntos de dolor:
- ¿Dónde se pierde más tiempo?
- ¿Qué procesos generan más errores o duplicidad?
- ¿Qué información te gustaría tener más accesible?
Cuanto más concreta sea la respuesta, más fácil será filtrar opciones.
Busca equilibrio entre funcionalidad y usabilidad
Un EMR debe ser potente, visual y, muy importante, fácil de usar.
Los gráficos, paneles e indicadores son herramientas clave para la toma de decisiones y la trazabilidad clínica. Pero de poco sirven si el sistema exige introducir una cantidad excesiva de datos o pasos que acaban ralentizando el trabajo diario.
El objetivo no es tener un EMR lleno de campos por completar, sino uno que combine información relevante, agilidad y claridad en cada proceso.
Implantar un EMR: acompañamiento y compromiso
La implantación es una de las fases más delicadas y, a la vez, más decisivas. Es el momento en el que muchas clínicas fracasan no por el sistema en sí, sino por la falta de tiempo, implicación o acompañamiento.
Antes de empezar, conviene preguntarse no solo qué vas a recibir, sino también qué estás dispuesto a aportar: tiempo, atención y compromiso del equipo.
Un buen EMR sin un buen proceso de implantación puede convertirse en un obstáculo más. Por eso, asegúrate de tener claras algunas cuestiones desde el inicio:
- ¿Qué tipo de formación ofrecen?
- ¿Quién será tu contacto durante el onboarding?
- ¿Tienen soporte en tu idioma y zona horaria?
Porque incluso la mejor tecnología puede generar frustración si no se acompaña bien su puesta en marcha.
Piensa a medio y largo plazo
Una clínica cambia con el tiempo: nuevos tratamientos, más pacientes, más sedes. El EMR debe crecer contigo.
Asegúrate de que el sistema permite incorporar nuevos módulos, usuarios o integraciones sin rehacerlo todo desde cero.
En resumen...
Elegir un EMR es una decisión estratégica.
Un buen sistema no solo digitaliza procesos, sino que mejora la comunicación, la trazabilidad y la calidad del trabajo en el día a día.
Checklist final:
- Define tus necesidades
- Evalúa la usabilidad, no solo las funciones
- Exige formación y soporte reales
- Asegura flexibilidad y escalabilidad.
Porque al final, el mejor EMR es aquel que tu equipo realmente utiliza.
