Adoptar un EMR (Electronic Medical Record) no debería ser una batalla entre tecnología y personas. Sin embargo, en muchas clínicas, el proceso acaba siendo justo eso: una fuente de frustración, retrasos y resistencias.
Después de haber vivido varias implementaciones, he visto patrones que se repiten una y otra vez, y que, afortunadamente, se pueden evitar.
1. Pensar que el software resolverá todos los problemas
Un EMR no soluciona una mala organización, una falta de comunicación interna o procesos poco claros. Si la clínica no tiene una base sólida, la digitalización no lo va a solucionar.
Antes de implantar el sistema, hay que revisar los flujos de trabajo, definir responsables y eliminar redundancias. La tecnología potencia lo que ya existe; si hay caos, incluso puede hacerlo más visible.
2. No involucrar al equipo desde el principio
Uno de los mayores errores es decidir por los usuarios sin contar con ellos. Médicos, embriólogos, enfermeras y personal administrativo tienen visiones distintas del día a día, y todas son necesarias.
Cuando el equipo se siente escuchado, se compromete con el cambio. Cuando se siente impuesto, lo rechaza, aunque el sistema sea excelente.
3. Formar poco (o tarde)
Muchas clínicas subestiman el tiempo necesario para la formación. Aprender un EMR no consiste en ver un par de vídeos o asistir a una sesión.
Se necesita una formación práctica, adaptada al rol de cada usuario y reforzada con acompañamiento continuo durante las primeras semanas.
Un sistema mal aprendido se traduce en errores, pérdida de confianza y la sensación de que “esto no funciona”.
4. No definir un responsable interno
La figura del responsable interno es clave. Alguien que conozca tanto los procesos clínicos como el sistema, que sirva de enlace entre el proveedor del software y el resto del equipo.
Sin esa figura, todo depende del soporte externo, y los pequeños problemas diarios se acumulan hasta generar rechazo generalizado.
5. No medir ni ajustar después del lanzamiento
La implementación no termina el día que el sistema empieza a funcionar.
Es necesario medir: tiempos de registro, errores, satisfacción del personal, cumplimiento de protocolos.
Solo con esos datos se pueden hacer ajustes que mejoren la experiencia. Un EMR no es un proyecto cerrado, es un proceso de mejora continua.
Conclusión
El éxito de un EMR no depende solo del software, sino de cómo se gestiona el cambio.
Cuando la clínica entiende que implementar un EMR es un proyecto de transformación organizativa, no solo tecnológica, la adopción deja de ser un obstáculo y se convierte en una oportunidad para crecer.
