Qué tipo de formación funciona y cuál no en clínicas reales
La formación del EMR o sistema de gestión clínica suele vivirse como un momento clave del proyecto.
Se prepara con cuidado, se agenda, se concentra en pocos días… y se da por cerrada.
Sin embargo, en muchas clínicas ocurre siempre lo mismo, pasadas un par de semanas, el sistema ya no se usa como se explicó, reaparecen dudas básicas y parte de lo aprendido se ha olvidado.
El problema es que la adopción real no empieza el día de la formación, sino después.
Por eso, la formación debería estar pensada para el momento en el que el EMR empieza a usarse de verdad.
1. Confundir formación intensiva con formación eficaz
En muchos proyectos, la formación se plantea como un bloque cerrado: muchas horas, mucha información y todo explicado “de una vez”.
Durante esos días, el equipo sigue el ritmo, entiende los flujos y siente que el sistema es manejable.
El problema aparece después.
El volumen de información es alto y gran parte aún no tiene contexto real para el usuario.
Cuando el EMR empieza a usarse sin acompañamiento, ese conocimiento no tiene dónde apoyarse y se pierde rápidamente.
La formación funciona mejor cuando deja margen para aprender usando, no solo escuchando.
2. Enseñar el sistema completo desde el principio
Otro error frecuente es intentar mostrar todas las posibilidades del EMR desde el inicio.
La intención es buena: que el equipo “sepa todo”.
En la práctica, ocurre lo contrario.
Se mezclan funciones críticas con otras que se usarán meses después y el usuario no distingue qué es esencial y qué no.
En clínicas reales, la formación más efectiva es la que prioriza lo cotidiano, lo que permite trabajar desde el primer día, y deja el resto para cuando el sistema ya forma parte de la rutina.
3. Formar en un entorno ideal que no existe
Las formaciones suelen darse en un ambiente controlado:
- sin interrupciones
- con casos “perfectos”
- con tiempo para pensar
Pero el uso real del EMR ocurre:
- con pacientes esperando
- con llamadas constantes
- con decisiones a medias
- con prisas
Cuando la formación no prepara para ese contexto, el salto es demasiado grande.
Y el sistema empieza a percibirse como algo que “estorba”, aunque se haya entendido bien en la teoría.
4. Dar la formación por terminada demasiado pronto
En muchos proyectos, la formación se considera cerrada el último día del curso.
A partir de ahí, el equipo “ya debería saber”.
Sin embargo, las dudas importantes no aparecen durante la formación, sino cuando se cierran los primeros ciclos reales, cuando algo no encaja o cuando surge una excepción.
Si en ese momento no hay refuerzo, el equipo improvisa.
Y lo que se improvisa, rara vez se hace igual entre todos.
Por eso, una parte clave de la formación es programar refuerzos tras las primeras semanas de uso real, cuando el equipo ya tiene preguntas relevantes.
5. No aclarar prioridades desde el principio
Una fuente constante de frustración es no saber:
- qué es obligatorio
- qué es recomendable
- qué es simplemente informativo
Cuando todo parece igual de importante, el usuario se protege:
o documenta de más, o documenta lo justo para poder avanzar.
La formación que funciona es la que ayuda a priorizar, no la que se limita a explicar campos y pantallas.
6. Enseñar a usar el EMR sin explicar el porqué
Aprender dónde hacer clic no es suficiente.
Cuando el usuario no entiende para qué sirve lo que registra, la motivación cae rápido.
En cambio, cuando se conecta cada acción con su impacto real —seguridad, trazabilidad, coordinación del equipo— el sistema deja de ser una obligación y empieza a tener sentido.
Esto no alarga la formación, pero cambia completamente la percepción del EMR.
7. No dejar referentes claros dentro de la clínica
Tras la formación, muchas clínicas se quedan sin una figura de apoyo clara.
Las dudas circulan, se resuelven de forma desigual o directamente se evitan.
Cuando existen usuarios clave que consolidan el aprendizaje y sirven de referencia diaria, el conocimiento no se pierde: se fija.
La formación no termina cuando se va el proveedor, sino cuando el equipo puede apoyarse entre sí.
8. Medir la formación por asistencia, no por uso real
A menudo, la formación se da por finalizada con éxito porque “todo el mundo ha asistido”.
Pero asistir no significa adoptar.
El uso real puede ser mínimo o incorrecto.
Por eso es clave evaluar semanas después qué partes se evitan y dónde siguen apareciendo bloqueos.
Reflexión final
La formación en EMR no fracasa por falta de contenido ni por falta de horas.
Fracasa cuando no se acompaña al equipo en el momento en el que empieza a trabajar solo.
El verdadero éxito no es que el sistema se entienda el último día de formación,
sino que siga utilizándose con criterio semanas después, cuando empieza la realidad.
